Importer ses classes et ses élèves

Quatre chemins, du plus léger au plus complet. Ils ne s'excluent pas : beaucoup d'établissements commencent par l'emploi du temps, puis complètent.

Le format du fichier n'a pas d'importance. CSV, XLS, XLSX, un « .xls » qui est en réalité un tableau HTML, un fichier accentué venant d'un vieil Excel : tous sont lus. Si une colonne semble mal placée, l'application le dit et vous laisse corriger avant d'écrire quoi que ce soit.

1. Votre emploi du temps, au format iCal (.ics)

Pour qui : vous êtes enseignant et vous n'avez que Pronote en « version enseignant », sans accès aux exports de l'établissement.

Un fichier d'emploi du temps contient le libellé de chacune de vos classes, leurs créneaux réels, et l'effectif annoncé. EPS Manager peut donc créer votre grille horaire et vos classes à partir de ce seul fichier, en moins d'une minute, sans aucune correspondance de colonnes à régler.

Ce que cela n'apporte pas : aucun nom d'élève. Un fichier d'emploi du temps n'en contient aucun.

2. La liste de vos élèves (Pronote, Excel ou CSV)

Pour qui : vous voulez les élèves nommément — appel, savoir-nager, groupes, composition des bateaux, CCF.

Depuis la liste de vos élèves dans Pronote, utilisez l'export ou l'extraction proposée. Le format obtenu n'a aucune importance : il est inutile de refaire l'export dans un autre format. L'application propose une correspondance des colonnes, que vous pouvez corriger, et refuse d'écrire si cette correspondance n'a manifestement pas de sens.

Ce qui est écarté à la lecture : le régime, les adresses, les téléphones. L'application n'en a pas besoin, donc elle ne les conserve pas.

3. L'export SIECLE de l'établissement (XML)

Pour qui : vous avez accès au secrétariat, ou celui-ci vous fournit le fichier. Chemin : SIECLE → Base élèves → Exports → Exports XML génériques → « Élèves sans adresses ».

C'est le chemin le plus complet : toutes les divisions, toutes les formations, tous les élèves avec leur INE officiel, et le rattachement exact classe ↔ formation que Pronote ne donne pas. Une fois, cinq minutes, et l'établissement entier est en place.

Ce que cela n'apporte pas : les apprentis (UFA), qui ne figurent pas dans SIECLE.

4. Laisser les élèves se déclarer eux-mêmes

Pour qui : vous n'avez aucun fichier, ou vous voulez des informations que seuls les élèves détiennent — un numéro de carte régionale, une autorisation, un certificat.

Vous créez un formulaire, vous projetez son QR code, la classe répond en deux minutes. Rien à exporter, aucune correspondance de colonnes. C'est aussi le seul chemin qui atteint vraiment tout le monde : une relance à distance n'atteint que les élèves déjà inscrits.

Vous êtes seul dans votre établissement ?

C'est le cas le plus courant en EPS, et le produit est fait pour cela. L'ordre qui demande le moins de travail :

1. Déposez votre emploi du temps .ics : vos classes et vos créneaux sont créés.
2. Projetez un formulaire à chaque classe : les élèves se déclarent eux-mêmes.
3. Quand le secrétariat vous fournira l'export SIECLE, déposez-le : il complétera sans rien écraser.

Vous n'avez à aucun moment besoin de la version « administrateur » de Pronote.